1. Tietosuojaseloste

1.1 Rekisterinpitäjä

Chess Mate OyY-tunnus 2998210-8Etu-Kanavuorentie 4,
40800 Vaajakoski

1.2 Rekisterinpitäjän edustaja sekä tietosuojavastaava

Mikael Hirvimikael.hirvi@chessmate.fi
p. 040 721 5449

2. Yleistä

Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se, että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein niitä käsittelemme sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.

Chess Mate Oy käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Päivitämme tietosuojaselostetta toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

Käyttämällä palvelujamme, selaamalla verkkosivustoamme, rekisteröitymällä palveluihin, tilaamalla uutiskirjeemme tai ottamalla meihin yhteyttä hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Jos et hyväksy näitä ehtoja, emme voi taata palveluidemme saatavuutta.

3. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Kaikki käsittelyperusteet ovat lainsäädännön mukaisia ja liittyvät esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen tai palveluiden kehittämiseen. Pääasialliset käyttötarkoitukset ovat:

• asiakassuhteen hoitaminen
• asiakastietojen ja käyttäjätunnusten ylläpitäminen
• käyttäjien tunnistaminen
• palveluiden tuottaminen ja toimittaminen
• laskutus
• liiketoiminnan, verkkosivustojen ja palveluiden kehittäminen, suunnitteleminen ja analysoiminen
• markkinointitarkoitukset
• yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
• sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen
• oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen
• palveluidemme kohdentaminen

4. Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen tai palveluidemme käytön yhteydessä.

Tyypillisesti saatamme saada suoraan sinulta seuraavia tietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osoite
• asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten tilaushistoria

Chess Mate Oy:n markkinointirekisteriin (sähköpostilista) on yleensä mahdollista rekisteröityä pelkällä sähköpostiosoitteella, etu- ja sukunimellä.

Kun käyttäjä vierailee Chess Mate Oy:n verkkosivustolla, käyttäjän tietokone lähettää automaattisesti tiettyjä teknisiä ja muita tietoja (esim. IP-osoite, selaintyyppi ja tieto siitä, mitä kautta käyttäjä tuli sivustolle). Chess Mate Oy kerää myös evästeiden avulla tietoja siitä, miten käyttäjä käyttää sivustoa. Tämän tietosuojaselosteen ”Evästeet”-osiossa on tästä tarkempaa tietoa.

Syöttämällä henkilötietoja chessmate.fi-verkkosivuilla oleviin lomakkeisiin tai muutoin ilmoittamalla henkilötietojasi chessmate.fi-sivustolla, hyväksyt henkilötietojesi keräämisen, käytön ja luovuttamisen tämän tietosuojaselosteen mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuun rajoitettuun tarkoitukseen.

5. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Henkilötietoja käsitellään seuraavilla perusteilla:

• Sopimuksen täytäntöönpano: Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää sopimusvelvoitteemme. Tämä kattaa esimerkiksi palveluidemme tuottamisen ja toimittamisen sinulle.
• Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen: Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lainsäädännön mukaiset velvollisuutemme. Esimerkkejä ovat kirjanpitolainsäädäntöön liittyvät vaatimukset tai tiedonantovelvollisuus viranomaisille.
• Oikeutettu etu: Käsittelemme henkilötietojasi liiketoimintamme kehittämiseksi ja palveluidemme tarjoamiseksi. Tämä kattaa esimerkiksi markkinoinnin ja asiakassuhteen hoitamisen.
• Suostumus: Tietyissä tilanteissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella. Esimerkiksi markkinointia varten voimme pyytää suostumuksesi ja käyttää tietojasi kohdennettuun mainontaan.

6. Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Huolehdimme tällöin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

7. Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?

Joltain osin alihankkijat tai palvelimet, joilla tietoja käsitellään, saattavat sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Emme muutoin luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

8. Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Pyrimme aika ajoin myös päivittämään tietojasi.

9. Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella asiakkaillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

10. Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta. Niinpä jos et halua että käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

11. Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta. Emme käytä kolmannen osapuolen evästeitä.

12. Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

12.1 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen mikael.hirvi@chessmate.fi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

12.2 Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista. Pyrimme vastaamaan tietopyyntöihin kuukauden kuluessa. Tietopyynnöt ovat maksuttomia.

12.3 Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot. Pyrimme reagoimaan korjauspyyntöihin kuukauden kuluessa.

12.4 Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen mikael.hirvi@chessmate.fi. Suoramarkkinoinnin kiellon jälkeen emme enää lähetä markkinointiviestejä, mutta saatamme edelleen olla yhteydessä asiakassuhteeseen liittyvissä asioissa.

12.5 Oikeus vastustaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, jos käsittelyn perusteena on yleinen etu tai oikeutettu etu. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista, jos käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaatimusten vuoksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua.

12.6 Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojesi paikkansapitävyyden tai jos käsittely on mielestäsi lainvastaista, mutta et halua tietojesi poistamista.

12.7 Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa. Pyrimme toteuttamaan siirtopyynnön kuukauden kuluessa.

12.8 Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen mikael.hirvi@chessmate.fi. Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä todennäköiset tiedot, joita meillä on sinusta. Jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi, saatamme kysyä tarkentavia kysymyksiä tai soittaa sinulle. Pyynnöt ovat maksuttomia. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

13. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

14. Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Yhteystiedot:

Mikael Hirvi mikael.hirvi@chessmate.fi p. 040 721 5449