Lomaa edeltävä viikko voi olla monelle melkoinen suoritus. Keskeneräiset asiat käydään läpi, sijaiselle kirjoitetaan ohjeita, sähköpostiin laitetaan automaattivastaukset ja kollegoille kerrotaan vielä kerran, mistä mikäkin löytyy. Lopuksi sanotaan usein se tuttu lause: ”Laita viestiä, jos tulee jotain akuuttia.” Mutta mitä akuutti oikeastaan tarkoittaa? Onko kyse aidosti poikkeuksellisesta tilanteesta vai siitä, ettei kukaan muu tiedä, miten tavallinen asia hoidetaan?
Lomarauha-testi
Voitko jäädä lomalle ilman, että työ seuraa perässä?
Vastaa kahdeksaan nopeaan kysymykseen ja selvitä, kuinka hyvin työt jatkuvat poissaolosi aikana. Testi ei arvioi koko tiimin toimintaa. Se auttaa tunnistamaan, ovatko keskeneräiset asiat, tarvittava tieto, asiakasyhteydet ja päätöksentekovastuut riittävän selkeitä ennen lomaasi.
Lomalle lähtö voi paljastaa yllättävän paljon
Kaikkien ei tarvitse osata kaikkea, eikä jokaisen työntekijän pidä olla helposti korvattavissa. On kuitenkin hyvä pysähtyä, jos loma aiheuttaa tämänkaltaisia tilanteita: asiakkaan asia pysähtyy, koska vain yksi henkilö tuntee kokonaisuuden. Päätöstä siirretään, koska kukaan ei tiedä, kenellä on valtuus tehdä se tai kollega etsii tietoa sähköposteista, Teams-keskusteluista ja omista muistiinpanoista. Lopulta kuitenkin lomalla olevalle lähetetään viesti tai soitetaan: ”Anteeksi, että häiritsen, mutta…” Yksittäinen kysymys ei vielä kerro ongelmasta. Jos sama tilanne toistuu eri poissaolojen yhteydessä, kyse ei kuitenkaan ole enää vain lomajärjestelyistä.
Osa työn kannalta tärkeästä tiedosta on hiljaista tietoa. Se voi olla kokemuksen kautta syntynyttä ymmärrystä siitä, mikä asia on kiireellinen, keneltä kannattaa kysyä, missä järjestyksessä tehtävät hoidetaan tai missä kohtaa prosessi yleensä alkaa takkuilla. Kaikkea tätä ei välttämättä huomaa kirjoittaa ylös, koska tieto tuntuu itselle itsestään selvältä. Siksi hyvin toimivassa tiimissä ei riitä, että jokainen kirjoittaa ennen lomaansa nälkävuoden pituisen ohjeen.
Testin tarkoitus ei ole kertoa, että voitko jäädä lomalle rauhallisin mielin. Sen pitäisi auttaa sinua tunnistamaan, mitkä asiat kannattaa selkeyttää ennen poissaoloa. Katso, mistä kysymyksistä sait vastaukseksi Osittain tai Ei. Valitse niistä yksi tai kaksi kohtaa, joilla on mielestäsi suurin vaikutus asiakkaisiin, työn etenemiseen tai muiden työmäärään. Käykää tämän jälkeen tiimin kanssa lyhyt, noin 15 minuutin keskustelu:
- Mikä voi pysähtyä poissaolon aikana?
Tunnistakaa yksi asiakasasia, päätös tai työtehtävä, jonka eteneminen on tällä hetkellä liian riippuvainen yhdestä ihmisestä. - Kuka ottaa asian vastaan?
Nimetkää henkilö, joka tietää, että asia kuuluu hänelle poissaolon aikana. - Mitä hän saa päättää itse?
Sopikaa, missä tilanteissa hän voi edetä itsenäisesti ja milloin asia pitää siirtää eteenpäin. - Mistä tarvittava tieto löytyy?
Varmistakaa, ettei tieto jää henkilökohtaiseen sähköpostiin, muistiinpanoihin tai yhden ihmisen muistin varaan. - Mikä voi odottaa?
Kaikkea ei tarvitse ratkaista loman aikana. Sopikaa myös siitä, mitkä asiat voidaan jättää turvallisesti odottamaan.
Kirjatkaa vastaukset yhteen yhteiseen paikkaan. Tavoitteena ei ole tehdä pitkää lomaluovutusta, vaan sopia muutamasta käytännöstä, jotka vähentävät turhaa varmistelua ja yhteydenottoja loman aikana.
Ensimmäinen työpäivä loman jälkeen edessä?
Kaikki tietävät, että lomalta paluu helpottuu, jos tärkeimmistä asioista saa nopeasti kokonaiskuvan. Silti paluupäivä alkaa monella sähköpostien, viestien ja keskeneräisten asioiden läpikäymisellä, koska kukaan ei ole ehtinyt koota olennaista yhteen. Tähän ei tarvita raskasta käytäntöä. Jo lyhyt tilannepäivitys tai koottu lista tärkeimmistä muutoksista voi helpottaa huomattavasti sitä, mistä työhön palatessa lähdetään liikkeelle.
Lomajärjestelyt kertovat myös tiimin yhteispelistä
Lomarauha-testi tarkastelee vain yhtä rajattua tilannetta: sitä, miten työt jatkuvat yhden ihmisen poissaolon aikana. Samat havainnot voivat kuitenkin kertoa paljon myös tiimin tavasta toimia ympäri vuoden. Jos tieto löytyy vain tietyiltä ihmisiltä, päätöksiä ei uskalleta tehdä ilman yhtä avainhenkilöä tai uudet asiat jäävät odottamaan jonkun paluuta, kyse on siitä, miten tiimissä jaetaan tietoa, vastuuta ja päätösvaltaa.
Toimiva tiimipeli tarkoittaa, että ihmiset tietävät riittävästi toistensa työstä, ymmärtävät yhteisen tilanteen ja osaavat toimia myös silloin, kun kaikki eivät ole paikalla. Lomakausi tekee tämän tavallista näkyvämmäksi. Se paljastaa nopeasti, perustuuko työn jatkuvuus yhteisiin toimintatapoihin vai siihen, että oikea ihminen sattuu olemaan koko ajan tavoitettavissa.
Nostiko Lomarauha-testi esille epäselviä vastuita, vaikeasti löydettävää tietoa tai päätöksiä, jotka palaavat aina samoille ihmisille? Jos huomaat nyökyttelevästi, tällöin tiimin toimintaa kannattaa tarkastella laajemmin. Tee Tiimin Yhteispelitesti ja selvitä, miten tiimissänne toimivat yhteinen suunta, vastuut, päätöksenteko ja yhteistyö.
Tuloksia voidaan hyödyntää myös Chessmaten tiimipäivän lähtökohtana. Tiimipäivässä havainnot muutetaan yhdessä sovituiksi toimintatavoiksi, jotka helpottavat työtä myös lomakauden jälkeen.